Microsoft Excel

Работа с Excel

Работа с Excel
(0 от 0 гласували)

EXCEL

 

I. Настройка на средата на Excel

 

1. Стартиране: Start /All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office Excel


-   File

-   Edit

-   View

-   Insert

- Format

- Tools

- Data

- Window

2. Потребителски интерфейс (организация на прозореца на  Excel (фиг.1)):

2. Настройка на изгледа -- от View

 

  

 

 

 

 

  - Режимите  Normal/PageBreak Preview

- Toolsbars

1.Formula Bar – за работа с формули

2.Status Barинформация за някои включени клавиши

3.и др.

 

 

 

II. Действия с работни листове, колони, редове

 

Work book (Работна папка) файл, може да се именува

1.Sheets (листове)до 255 работни листове. Tools / Options / General (картина)

Върху всеки листа се разработва таблица, разполагаме с колони (256)  и реове (65 535). Колоните и редовете са именувани: колоните с букви: А,B,…..,AA, ...; а редовете чрез номера.  Адресиране: А1–име на колона и номер на ред;

Всеки работен лист може да се: изтрива, да се въвежда нов, да се мести, преименува и т.н. Тези действия могат да се използват когато кликнем веднъж с десен бутон върху самият Sheet_. долу. Добавянето на новият лист става пре текущият. Или пък от Insert / Worksheet 

Tези действия важат както за работните листов, така и за колоните и редовете!!!

 

III. Въвеждане на константи, формули, функции

 

Въвеждането на данни в активна клетка на Excel се осъществява посредством клавиатурата. В работния лист на Excel се използват два типа данни: константи и формули.

 

1. Константи.

Това са данни, които директно се набират в клетката и наборът  не започва със символа “=”. Те от своя страна могат да бъдат числови (числа, дати, време, валута, проценти, числа с плаваща запетая) или текстови.

а). Въвеждане на числа. Excel разпознава въведения набор като число, ако той е константа и включва символи само от следния набор: 0 1  2  3  4  5  6  7  8  9  +  -  (  )  ,  /  $  %   .  Е  е

·        знакът плюс пред числото се игнорира;

·        отрицателното число се представя със знак минус отпред. Ако определено число е показано в кръгли скоби, Excel автоматично го разпознава като отрицателно със знак минус;

·        една единична запетая, съответно единична точка (зависи в конкретната инсталация на Windows кое означение е възприето) Excel използва  като десетичен знак;

·        интервалът е недопустим символ в числово поле;

·        по подразбиране въведените числа са с дясно подравняване.

 

б). Въвеждане на текст.  В Microsoft Excel текстът е всяка комбинация от цифри, интервали и нецифрови символи. Например: 234ААБ11, телефон, 234 786, 37-234.

·        Всяко въвеждане, което в началото започва с апостроф, се интерпретира като текст.

·        По подразбиране текстът е с ляво подравняване в клетката.

в). Въвеждане на дата и час. Microsoft Excel третира датите и часовото време като числа. Начинът по който датите или часовото време се визуализират, зависи от формата, приложен върху клетката. Изборът на формат се осъществява в прозореца Regional Settings на Control Panel:

·        Датите, например 4.01.2004 могат директно да се въвеждат. На мястото на точките може да се използват също наклонена черта “/” или тире “-“.

·        Часовото време също може да се въвежда директно. Часовете, минутите и секундите се разделят с двоеточие “:”. Например 10:15:30.

·        Датата и часовото време могат да се изписват в една клетка. Тогава за разделител между тях се използва интервал “  “.

·        Датите и часовото време са с дясно подравняване.

·        Комбинацията от клавиши Ctrl +  ; (точка и запетая) въвежда текущата дата.

·        Комбинацията от клавиши Ctrl + : (двоеточие) въвежда текущото часово време.

 

Автоматично въвеждане на серии от данни:

Ú  Автоматично копиране на данни.

Ú  Автоматично попълване на числова редица

Ú  Създаване на потребителска серия от данни.Tools/Options/ Custom Lists/ NEW LIST...... List entries  и Add

2. Формули.

Последователност от стойности, адреси на клетки, имена, функции или оператори, които изчисляват нови стойности. Формулите започват винаги със символа “=”.

Въ­веж­да­не­то  на ад­ре­си­те на клет­ки­те в за­пи­са на фор­му­ла­та мо­же да се осъ­щес­т­ви по ня­кол­ко на­чи­на:

·        чрез на­бор на ад­ре­си­те от кла­ви­а­ту­ра­та (за­дъл­жи­тел­но с ла­тин­с­ки бук­ви);

·        чрез щрак­ва­не вър­ху клет­ки­те, чи­и­то съ­дър­жа­ния учас­т­ват във фор­му­ла­та. То­га­ва Excel ав­то­ма­тич­но из­пис­ва тех­ни­те ад­ре­си във фор­му­ла­та.

а). Въвеждане на прости формули

Простата формула комбинира константни стойности с оператори, такива като плюс “+” или минус “-“ за получаване на нови резултатни стойности.

Оператори. Операторите специфицират операции, такива като събиране, изваждане или умножение с цел, изпълнение на елементите в формулата. Във формулите  участвуват няколко групи оператори:

·        Аритметични оператори – извършват основни аритметични действия, комбинират числови стойности и получават числови резултати. Те са:

+   Събиране

    Изваждане  (или представяне на отрицателна стойност, например  -5)

*     Умножение

/     Деление

^     Степенуване

%   Процент   (поставя се след стойност, например   23%)

·        Оператори за сравнение  - сравняват две стойности и в резултат се получава логическата стойност TRUE (Истина) или FALSE (Неистина).

=    Равно

>    По-голямо отколкото

<    По-малко  отколкото

>=  По-голямо или равно

<=  По-малко или равно

<>  Не е равно н Текстов оператор     свързва две или повече текстови стойности в единична комбинирана текстова стойност.

&   Свързва или конкатенира две текстови стойности в една непрекъсната текстова стойност. Например в резултат на изпълнението на формулата: = ”Салдо=” & “Приходи – Разходи”  ще се получи резултата:    “Салдо = Приходи – Разходи”.

 

3. Възможности за адресиране в Excel

С помощта на адресирането е възможно в една формула да се използват данни установени в различни области и да се използва стойността на една клетка в множество формули. Адресирането идентифицира клетки или групи от клетки в работните листове и указва на програмата откъде да извлече данните за извършване на изчисленията в дадена формула. Възможни са три типа адресиране: относително, абсолютно и смесено.

а). Относително адресиране. Адрес като А1 указва на Excel как да намери друга клетка, стартирайки от клетката съдържаща формулата, или описва местоположение на клетка под формата на разстояние (отдалеченост) в редици и колони от други клетки (следващата фиг.2). 


 

 

фиг.2/Относително адресиране/  фиг.3/Абсолютно адресиране/ фиг.4/Смесено адресиране/

В конкретния случай чрез манипулатора формулата от клетка E1 (=A1*5) e копирана в съседните клетки  с придвижване два реда надолу, впоследствие  две колони надясно.

б). Абсолютно адресиране. Адрес като $A$1 указва на Excel как да намери точното място на въпросната клетка в работния лист. Абсолютният адрес се създава като се добави доларов знак “$” пред заглавната буква на колоната и пред номера на реда, идентифициращи адреса. В конкретния случай чрез манипулатора формулата от клетка E1 (=$A$1*B1) e копирана в съседните клетки  с придвижване два реда надолу (фиг. 3 горе).

в). Смесено адресиране. Адрес като $A1 или A$1 указва на Excel как да намери друга клетка като комбинира точен адрес на колона или ред с относителен адрес на ред или колона. Смесен адрес се получава като се добави доларов знак “$” или пред заглавната буква на колоната, или пред номера на реда. Например в смесения адрес $A1, колонният адрес “$A” е абсолютен, а адресът (номера)  на реда “1” е относителен (фиг.4 горе).

 

Типът на адреса може да се променя с натискане на функционалния клавиш F4. За целта се влиза в режим на редактиране на формулата. Маркира се адресът на определена клетка (например  А1) и се натиска F4. С всяко натискане на F4 типът на адреса се променя в следната последователност:

Относителен (A1), абсолютен ($А$1), смесен (А$1), смесен ($А1) – фиг. 5.

Относителното, абсолютното и смесеното адресиране са частни случаи от възможностите за адресиране в Excel. В зависимост от местоположението на адресните клетки се различават следните видове адресиране: вътрешно и външно.

 

4. Функции

 

IV. Форматиране на клетки. Условно форматиране на клетки

 

1. Форматиране на работен лист

MS Excel разполага с множество средства за форматиране на работните листове. По-този начин таблиците стават по-атрактивни, а данните в тях съответно по-четливи. Форматирането може да се извърши по-няколко начина: с помощта на команди от менюто Format, команди от контекстното меню или с бутоните от инструменталната лента Formatting (виж фиг. 6). То може да се извърши само върху области от работния лист, които преди това са маркирани. Някои от по-често използваните формати включват:

·        определяне на типа на данните;

·        подравняване на данните в работния лист;

·        форматиране на шрифта на данните;

·        форматиране на рамките на таблицата;

·        форматиране на фона на клетките;

·        промяна широчината на колони и височината на редове;

·        автоматично форматиране;

Определяне на типа на данните. При активиране на работен лист, Excel по подразбиране определя за всички клетки общ (General) формат. В General формат са представени целочислените числа (1230), дробните числа (34,12), числата с плаваща запетая (3,79Е+08), така именованото научно означение (scientific notation) в случай че, броят на разрядите на числото е по-голям от този на клетката.

При маркиране на област с данни, Excel проверява дали може да замени General формата с някои от вградените типове формати. Например, ако числото е последвано от процентния знак, програмата заменя общия формат с този за процент, ако данната представя дата, съответно с формат за дата.

Процесът за избор на тип на данните (в случай че не могат да бъдат използвани предопределените за тази цел бутони от лентата Formatting) се  осъществява с изпълнението на следната последователност от стъпки:

Маркира се областта с данни (фиг. 7):

1.      С изпълнението на командата  Format/Cells/Number се отваря диалоговия прозорец Format Cells (фиг. 8).

2.      Избира се страницата с етикет Number.

3.      Щраква се стрелката на полето Category и се избира типът на данните (в случая Number). В Decimal places се определят броят разряди след десетичната запетая (в случая два). Полето Sample показва пример с форматирана данна.

4.      Щраква се ОК. Резултатът е представен на фиг. 9.

 

Подравняване на данните в работния лист. Подравняването на данните в маркираната област освен с бутоните за подравняване, центриране  и отместване   на лентата Formatting, може допълнително да се осъществи и с опции от страницата Alignment на прозореца Format Cells(фиг. 10).

Под­рав­ня­ва­не­то на дан­ни­те в Excel е свър­за­но с раз­по­ло­же­ни­е­то им рам­ки­те на клет­ка­та, тях­но­то от­с­то­я­ние спря­мо ля­ва и дяс­на стра­на, съ­от­вет­но гор­на и дол­на стра­на на клет­ка­та. При ак­ти­ви­ра­не на нов ра­бо­тен лист по под­раз­би­ра­не тек­с­то­ве­те в клет­ка­та са ля­во под­рав­не­ни, чис­ла­та дяс­но под­рав­не­ни, а по от­но­ше­ние на вер­ти­кал­но­то раз­по­ло­же­ние, не­за­ви­си­мо от ти­па на дан­ни­те, са под­рав­не­ни спря­мо дол­на­та стра­на на клет­ка­та. 

      Хо­ри­зон­тал­но­то под­рав­ня­ва­не се осъ­щес­т­вя­ва с по­мощ­та на оп­ци­и­те от спи­съч­но­то по­ле Horizontal. То пред­ла­га след­ни­те въз­мож­нос­ти:

·        General – стан­дар­т­но под­рав­ня­ва­не в за­ви­си­мост от ти­па на дан­ни­те. Тек­с­то­ви­те дан­ни са ля­во под­рав­не­ни, чис­ло­ви­те дан­ни са дяс­но под­рав­не­ни, ло­ги­чес­ки­те стой­нос­ти и съ­об­ще­ни­я­та за греш­ки са цен­т­ри­ра­ни;

·        Left (Indent) – под­рав­ня­ва­не в ля­ва­та стра­на на клет­ка­та. Тук до­пъл­ни­тел­но мо­же да се ука­же от­мес­т­ва­не с брой раз­ря­ди пос­ред­с­т­вом по­ле­то Indent;

·        Center – цен­т­ри­ра­не на дан­ни­те в клет­ка­та;

·        Right – дяс­но под­рав­ня­ва­не на дан­ни­те в клет­ка­та;

·        Fill – пов­та­ря съ­дър­жа­ни­е­то на мар­ки­ра­на­та клет­ка до­ка­то тя (и при­ле­жа­щи­те клет­ки) се из­пъл­нят;

·        Justify – раз­п­ре­де­ля съ­дър­жа­ни­е­то в ня­кол­ко ре­да, ка­то го под­рав­ня­ва двус­т­ран­но. За ед­но­ре­до­ви дан­ни ефект ня­ма;

·        Center Across Selection – цен­т­ри­ра­не на съ­дър­жа­ни­е­то на клет­ка в рам­ки­те на мар­ки­ра­на­та об­ласт. При­ла­га се при фор­ма­ти­ра­не об­що заг­ла­вие на ня­кол­ко ко­ло­ни или на таб­ли­ца ка­то ця­ло.

Вер­ти­кал­но­то под­рав­ня­ва­не се осъ­щес­т­вя­ва с по­мощ­та на оп­ци­и­те от спи­съч­но­то по­ле Vertical. То пред­ла­га след­ни­те въз­мож­нос­ти:

·        Top – дан­ни­те се раз­по­ла­гат не­пос­ред­с­т­ве­но под гор­на­та стра­на на клет­ка­та;

·        Center – дан­ни­те се цен­т­ри­рат спря­мо гор­на­та и дол­на­та стра­на на клет­ка­та;

·        Bottom – дан­ни­те се раз­по­ла­гат не­пос­ред­с­т­ве­но над дол­на­та стра­на на клет­ка­та;

·        Justify – дан­ни­те двус­т­ран­но се под­рав­ня­ват спря­мо гор­на­та и дол­на стра­на на клет­ка­та.

Прев­к­люч­ва­те­ли­те от гру­па­та Text control пред­ла­гат след­ни­те въз­мож­нос­ти:

·        Wrap text – ако дъл­жи­на­та на дан­ни­те е по-го­ля­ма от та­зи на ши­ро­чи­на­та на ко­ло­на­та, те се раз­по­ла­гат на ня­кол­ко ре­да в рам­ки­те на клет­ка­та;

·        Shrink to fit – раз­ме­рът на дан­ни­те се про­ме­ня та­ка, че да мо­гат да се по­бе­рат в рам­ки­те на клет­ка­та;

·        Merge cells – обе­ди­ня­ва ня­кол­ко клет­ки в ед­на. Ад­ре­сът на та­ка обе­ди­не­ни­те клет­ки е ад­ре­сът на ле­вия го­рен ъгъл на об­ласт­та.

Оп­ци­и­те от па­не­ла Orientation пред­ла­гат след­ни­те въз­мож­нос­ти:

·        С из­пол­з­ва­не на ля­ва­та оп­ция от па­не­ла дан­ни­те в клет­ка­та се ори­ен­ти­рат вер­ти­кал­но;

·        С из­пол­з­ва­не на дяс­на­та оп­ция е въз­мож­но дан­ни­те да се ори­ен­ти­рат под оп­ре­де­лен ъгъл;

·        Циф­ро­во­то по­ле Degrees из­пъл­ня­ва съ­ща­та фун­к­ция, но ори­ен­ти­ра­не­то с не­го се из­вър­ш­ва по-пре­циз­но.

 

Фор­ма­ти­ра­не на шриф­та на дан­ни­те. По-чес­то из­пол­з­ва­ни­те опе­ра­ции по фор­ма­ти­ра­не­то на шриф­та, ка­то из­бор на шрифт, раз­мер и стил на шрифт обик­но­ве­но се осъ­щес­т­вя­ват с по­мощ­та на бу­то­ни­те от ин­с­т­ру­мен­тал­на­та лен­та Formatting (фиг. 6). На­ред с по­со­че­ни­те, до­пъл­ни­тел­ни въз­мож­нос­ти пред­ла­га фор­мат­на­та стра­ни­ца Font на ди­а­ло­го­вия про­зо­рец Format Cells (фиг.11). Ак­ти­ви­ра се с поз­на­та­та пос­ле­до­ва­тел­ност от дейс­т­вия: Format/Cells/Font.

Фор­ма­ти­ра­не на рам­ки­те на таб­ли­ца­та. Тън­ки­те ли­нии или мре­жа­та, ко­и­то от­де­лят клет­ки­те ед­на от дру­га в ра­бот­ния лист, по прин­цип не се от­пе­чат­ват. За по-доб­ро офор­м­ле­ние на таб­ли­ца­та, съ­от­вет­но на от­дел­ни ней­ни час­ти пот­ре­би­те­лят мо­же да из­пол­з­ва въз­мож­нос­ти­те на стра­ни­ца­та Borders.

      Ак­ти­ви­ра се със из­пъл­не­ни­е­то на след­на­та пос­ле­до­ва­тел­ност от дейс­т­вия: Format/Cells/Borders.

      Бу­то­ни­те от гру­па­та Presets слу­жат за:

·        None – С на­тис­ка­не­то на то­зи бу­тон се пре­мах­ват всич­ки ли­нии в мар­ки­ра­на­та об­ласт.

·        Outline – Очер­та­ва рам­ка око­ло мар­ки­ра­на­та об­ласт.

·        Inside – Съз­да­ва вът­реш­на мре­жа за от­де­ля­не на клет­ки­те ед­на от дру­га в рам­ки­те на мар­ки­ра­на­та об­ласт.

·        Outline и  Inside – Ком­би­ни­ра гор­ни­те два фор­ма­та.

Бу­то­ни­те от гру­па­та Border да­ват въз­мож­ност за по-пре­циз­но и по-де­тай­л­но об­рам­ч­ва­не на мар­ки­ра­на­та об­ласт – съз­да­ва­не на ли­ния от­ля­во, от­дяс­но, от­го­ре, от­до­лу, по сре­да­та в хо­ри­зон­тал­на или вер­ти­кал­на по­со­ка, или по ди­а­го­на­ла на мар­ки­ра­на­та об­ласт. Въз­мож­на е и ком­би­на­ция на по­со­че­ни­те фор­ма­ти.

От по­ле­то Line Style се из­би­ра сти­ла на ли­ни­я­та: неп­ре­къс­на­та, пре­къс­на­та, двой­на, със­та­ве­на от точ­ки или ти­ре­та, или ком­би­на­ция от две­те.

С на­тис­ка­не на стрел­ка­та в по­ле­то Color се явя­ва цве­то­ва­та га­ма. От тук мо­же да се из­бе­ре пред­по­чи­тан цвят за рам­ка­та на мар­ки­ра­на­та об­ласт. 

Форматиране на фона на клетките. Оцветяването и фона на клетките от мар­ки­раната област може да се осъществи с бутона Fill Color   на лентата Formatting или с помощта на характеристиките от страницата Pattern (фиг. 4.12) на прозореца Format Cells. Активира се със изпълнението на после­дователността на команди: Format/Cells/Patterns.

Фиг. 12

 

Цве­тът и фо­нът на клет­ки­те се из­би­рат от гру­па­та Color, а щри­хов­ка­та от спи­съч­но­то по­ле Pattern. Въз­мож­но е и смес­ва­не­то на две­те ха­рак­те­рис­ти­ки. В по­ле­то Sample на про­зо­ре­ца се изоб­ра­зя­ва из­г­ле­да на из­б­ра­ния цвят и/или фон. Тряб­ва да се има пред­вид че, при из­пол­з­ва­не на чер­но-бял прин­тер за пе­чат, цве­то­ве­те се пред­с­та­вят в ню­ан­си­те на си­во, а то­ва от своя стра­на на­ма­ля­ва чет­ли­вост­та на дан­ни­те.

 

Про­мя­на на ши­ро­чи­на­та на ко­ло­ни и ви­со­чи­на­та на ре­до­ве. По под­раз­би­ра­не Excel за­да­ва ед­нак­ва ши­ро­чи­на на ко­ло­ни­те и ви­со­чи­на на ре­до­ве­те за все­ки нов ра­бо­тен лист. Пот­ре­би­те­лят, в съ­от­вет­с­т­вие с изис­к­ва­ни­я­та, дик­ту­ва­ни от ре­ша­ва­не­то на проб­ле­ма, мо­же да про­ме­ня как­то ши­ро­чи­на­та на ко­ло­ни­те, та­ка и ви­со­чи­на­та на ре­до­ве­те.

Про­ме­ня­не ши­ро­чи­на­та на ко­ло­ни­те. Ако про­мя­на­та на ши­ро­чи­на­та на ко­ло­ни­те не е свър­за­на с точ­но оп­ре­де­ле­ни раз­ме­ри, то тя мо­же да се осъ­щес­т­ви с по­мощ­та на миш­ка­та. Из­вър­ш­ва се с след­на­та пос­ле­до­ва­тел­ност от стъп­ки:

·        По­ка­за­ле­цът на миш­ка­та се по­зи­ци­о­ни­ра в лен­та­та с име­на­та на ко­ло­ни­те вър­ху раз­де­ли­тел­на­та ли­ния меж­ду две ко­ло­ни. Из­г­ле­дът му се пре­об­ра­зу­ва във вер­ти­кал­на ли­ния с дву­по­соч­на хо­ри­зон­тал­на стрел­ка.

·        Ли­ни­я­та се вла­чи до дос­ти­га­не на же­ла­на­та ши­ро­чи­на

 

 

2. Условно форматиране ная клетки

 

V. Функционални връзки между работните листове

 

1.

 

VI.Сортиране на данни в таблица. Отпечатване на работен лист

Сортиране на списък с база данни

Всяка база данни може да сортира до три колони по азбучен ред, по номерация или хронологично.

За всяка една колона може да се избира възходящ или низходящ ред на сортиране.

1.      Възходящ ред на сортиране.

·        Числата се сортират от най-малкото отрицателно до най-голямото положително число.

·        Дати и часово време се сортират от най-ранния до най-късния момент.

·        Текстовете се сортират по азбучен ред, като въведени числа като текст се сортират първи.

·        При стойностите за вярност първо се явява False и след това True.

·        Грешните стойности се сортират в последователността, в която биват открити.

·        Празните клетки се явяват в края на сортирания списък.

Низходящ ред на сортиране. Excel сортира в обратна посока на възходящия ред на сортиране. Само празните клетки остават в края на списъка.

Ред на сортиране, определен от потребителя. Сортирането може да се извърши и по ред определен от потребителя, който да не е нито възходящ нито низходящ.

Сортирането на списък с база данни се осъществява със следната последователност от стъпки:

1.      Създава се  списък с базата данни.

Маркира се клетка или цялата таблица на списъка и се избира Data/ Sort…

В съответствие с условието на задачата в полето Sort by се въвежда името на първия признак .

В полето Then by се въвежда името на втория признак. В съответствие с условието на задачата се избира опцията Descending (низходящ ред).

Работа с Excel

Коментари